1C:ERP — Как вести регламентированный учет при внедрении решения

Внедрение ERP – трудозатратный процесс, при котором необходимо обеспечить корректный комплексный учет крупных производственных предприятий. Само внедрение и настройка системы ERP может занимать до года. И у заказчиков возникает логичный вопрос: Что делать с рег.учетом, если ERP еще не готова к эксплуатации, а другой автоматизированной системы нет?

В статье на этот вопрос отвечает функциональный архитектор Сергей Жданов, который работает с автоматизацией крупного бизнеса на базе 1С уже более 6 лет. 

Почему так долго

Для начала стоит разобраться почему внедрение ERP затратный по временным критериям процесс. На самом деле внедрить ERP можно и за 4 месяца. Это будет зависеть от объема данных и масштаба предприятия, а также будет ли это переход с УПП или внедрение с нуля. 

Весь процесс внедрения принято делить на несколько этапов.  Такое разделение позволяет корректно выполнить автоматизацию и ввести программный продукт в рабочий режим без ошибок. Во внедрении мы выделяем следующие этапы: 

Первым этапом мы собираем всю информацию и создаем техническое задание для системы. 

Вторым этапом разрабатываем интеграционный план, подбираем способ интеграции НСИ и остатков. Моделируем целевые бизнес-процессы.

Далее адаптируем решение под задачи бизнеса и демонстрируем заказчику. При необходимости вносим доработки в систему.

Затем переносим данные в новую систему. Этот процесс требует много внимания со стороны специалистов, так как при переносе может произойти потеря информационной базы. По этому мы выполняем перенос на тестовый контур. Таким образом процесс занимает больше времени, но мы гарантировано получаем точные данные по бизнес-процессам в системе.

Последний шаг во внедрении — это ввод системы в рабочий режим. Сюда же относится и обучение персонала. 

Мы принципиально выделяем еще один пункт в проекте — это поддержка. Так как понимаем, что система должна соответствовать законодательству и закрывать все потребностей бизнеса по мере его развития и расширения.   

Только детализированный и структурированный подход в внедрению может обеспечить тот результат, который компания ожидает от системы.

Регламентированный учет в период внедрения ERP

Вернемся к главному вопросу и рассмотрим какие есть решения в такой ситуации. На практике внедрения ERP мы подбираем возможные варианты индивидуально, так как общего решения задачи нет. Но можем выделить два основных метода, чтобы не прерывать процессы учета финансово-экономической деятельности предприятия.

1 вариант — Внедрение 1С:Бухгалтерия 

Выбор стратегии внедрения всегда индивидуален, но этот метод является преимущественным по ряду причин. Например, такой поход обеспечивает непрерывный и автономный учет в процессе перехода на 1C:ERP. А в дальнейшем после внедрения позволяет оптимизировать расходы на обновление. Дело в том, что раздельного обновления для 1С по блокам нет. При этом обновления для рег.учета выходят значительно чаще, чем для функционала решения в целом. То есть придется обновлять всю систему. 

В случае же интеграции БП для учета, можно обновлять только ее. 

 В ряде проектов, заказчики выбирали такой поход по причине удобства решения 1С:Бухгалтерия.

В системе ERP и в БП есть разница в формировании учета ( В ERP операции проводятся автоматически, то есть бухгалтер только регулирует процесс, а в БП сам бухгалтер заносит данные на основании документов). 

Про плюсы и минусы систем для ведения рег. учета вы можете прочитать более подробно в нашей статье “Сравнение регламентированного учета в 1C:Бухгалтерии и 1C:ERP”.

Почему мы рекомендуем такой поход

При внедрении системы компания-заказчик продолжает вести учет в привычном формате, что избавляет от необходимости переобучения бухгалтеров и других сотрудников, которые будут использовать новое решение. Это позволяет избежать ошибок и беспокойств по поводу точности финансово-экономических показателей. По завершении проекта возможна интеграция 1С:Бухгалтерия и ERP-системы или перенос данных в ERP. Единственным минусом такого решения может быть не такая точная детализация и аналитика, но как правило при ведении рег. учета достаточно функционала 1С:Бухгалтерия.

2 вариант — Ограниченный функционал в ERP

В этом случае разворачиваем систему с ограниченным функционалом для ведения регламентированного учета. Сначала мы обучаем бухгалтеров и прочих ключевых сотрудников. И настраиваем рабочее место для них. На этом контуре сотрудники работают независимо от процесса и этапа внедрения. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Вследствие различий в логике формирования регламентированного учета могут возникнуть дополнительные вопросы или ошибки. Однако после внедрения ERP при таком подходе интеграция и повторный перенос данных не потребуется, нужно будет лишь объединить все блоки решения в единую систему.

Когда такой вариант применяют

Мы предлагаем это решение в тех случаях, когда у клиента есть временные ресурсы. Дело в том, что развертывание системы и обучение сотрудников могут занять несколько недель. 

Если рассматривать первый вариант, то внедрение программы 1С:Бухгалтерия также потребует времени, но эту задачу можно выполнить быстрее. 

К тому же, стоит учитывать, что интерфейс и функциональные возможности 1С:Бухгалтерия интуитивно понятнее и более просты в освоении. Это означает, что не потребуется дополнительных временных затрат на обучение персонала.

Внедрение 1C:ERP представляет собой сложный и многоэтапный процесс, требующий тщательной подготовки и планирования. Одной из ключевых задач при этом является интеграция регламентированного учета и обеспечение непрерывности бизнес-процессов. 

Выбор стратегии интеграции, настройка обмена данными, обучение персонала и контроль за выполнением учетных операций – все это позволяет минимизировать риски и обеспечить успешное внедрение новой системы. В результате компания получает возможность автоматизировать учетные процессы, повысить оперативность и точность данных, а также сократить затраты на ведение учета.