«1С:Управление холдингом», подсистема Управление договорами.

В программном продукте «1С:Управление холдингом» разработана подсистема “Управление обязательствами”. Она содержит блок Управление договорами. Здесь каждый договор представлен как объект, который хранит варианты и этапы. а также различные дополнительные соглашения или изменения и доработки в рамках одного договора с контрагентом. Хранится вся история взаимодействия с договором.

“Управление обязательствами” предлагает целый ряд важных часто используемых функций:

• Предварительное согласование и регистрация документации. Отслеживание жизненного цикла договора и контроль его точного исполнения.
• Документация хранится в электронном виде, что обеспечивает постоянный доступ в любой момент времени.
• Автоматическое отслеживание рисков по договорам, просроченных сумм или ненадлежащее исполнение обязательств.
• Формирование отчетов для проверки исполнения обязательств по договорам.

В итоге руководители подразделений холдинга и компании в  автоматическом режиме получают контроль соблюдения графиков поставок по договорам, графиков оплаты, понимание финансовых потоков и принимают вовремя верные управленческие решения.

Каждая версия договора проходит согласования на разных этапах, получает заверения или отправляется на доработку при необходимости внести какие-либо корректировки. Настройка такой последовательной  работы сделана через определенного пользователя либо роль пользователя, либо по сформированному маршруту (важно подробно заполнить все реквизиты и особенности договора).

При работе с программой изначально решаем какой вид договора будет выбран. Если ошиблись и необходимо поменять вид договора, то понадобится создавать новый, и проанализировать ранее созданные документы по прежнему договору, принять решение, что с ними делать — переносить на новый договор или завершать взаиморасчеты и работать уже по новому договору.

В списке Договоры возможны отборы:

• по организации,
• по флагу действует или не действует договор
• по Виду договора (их здесь несколько, далее подробно разберем)
• по Контрагенту

Сумму договора можно указать фиксировано или не указывать, она определится в процессе работы с контрагентом.

Договоры анализируют по заказам, по “документам”, по рамочным соглашениям.

При создании новой карточки договора видимыми являются лишь часть основных полей и закладок. При выборе тех или иных переключателей или условий видно отображение или отсутствие части вкладок.

Далее подробно какие виды договоров можно выбрать и чем они отличаются.

Оформление коммерческих договоров

Используемые основные реквизиты

Этот тип соглашений является самым распространенным при заключении сделок купли-продажи с контрагентами. Это договора следующих видов: С покупателем, с комитентом, с комитентом (принципалом) на продажу, с комиссионером (агентом) на продажу, с комитентом (принципалом) на закупку, С комиссионером (агентом) на закупку.

При заполнении реквизитов важно указать валюту платежей и сумму допустимой задолженности. В результате будет контроль задолженности в заявках на оплату.

Для валюты есть разные возможности установки курса:

• фиксированный;
• на указанную определенную дату(поле дата фиксации платежа);
• на дату оплаты (курс определяется на дату оплаты. или за несколько; дней до оплаты, при использовании поля Сдвиг даты фиксации курса.

Система разрешает отслеживать процессы работы с договором:

• работа по различным схемам расчетов по договору, предоставление скидок, графики исполнения соглашения;
• анализ и ранжирование контрагентов по рискам и доходности;
• регистрировать различные требования по договору, дополнительные гарантии и страхование, корректировать график расчетов, осуществлять контроль графика поставок по договору, участвовать в тендерах;
• обеспечение гибкой работы с курсами валют и валютного контроля.

Внедрение 1С:УХ

Своевременное внедрение системы позволит наладить работу с договорами, а также оптимизировать налоговые риски за счет оперативных обновлений, учитывающих изменения в законодательстве и поддержке актуальных форм отчетности.

Стоимость от 3 000 000 руб. Перейти

Используемые графики

На вкладке Планирование выбранного Договора отражена настройка, задающая логику для планирования и формирования расчетов.

Четыре варианта настройки: 

• поставок и расчетов — формирование графиков по данным поставок;
• только расчетов — формируется график вручную на основе условий оплаты, даты аванса или договора;
• резервирование — здесь указываются суммы по договору с учетом планирования, графика с точными датами расчета здесь нет, а суммы по периодам являются резервами для планирования финансов;
• нет графиков — значит не используем графики.

Если вид договора выбран “с поставщиком”, то видно страницу График поставок (предварительный). Заполняем табличную часть данными о номенклатуре, цене и количестве. Контролируются договоренности относительно цен и количества каждой позиции, если есть изменения табличной части относительно договора, то фиксируется новое соглашение.

Страница графики расчетов доступна в случае когда выбран вид коммерческий договор и на странице Планирование выбран переключатель только расчетов или поставок и расчетов. Есть возможность пересчитать график.: «от даты аванса», «даты начала действия договора» и «по сумме поставок».

Для четкого и детального учета используется детализация по Заказам поставщику и Заказам покупателя. Для этого в договоре указываем расчет по заказам для дальнейшего анализа в разрезе документов движения, регистратора.

Указав в договоре порядок расчетов по накладным, объектами расчетов будут документы приобретения и реализации. А если указать в договоре график поставок по согласованным ранее потребностям, то договор будет объектом резервирования для графиков заказов и накладных.

Программа предоставляет механизмы для  анализа работы с договорами.

Анализ графиков и отчетов разрешает заранее отслеживать даты планируемой оплаты, и отправлять сообщения менеджеру, дает инструмент проконтролировать ситуацию с договором.

Для анализа графика берем дату начала действия договора, или дату аванса, или произвольную точку отсчета.

Часто используемым механизмом работы для серий “поставок”, когда изначально нет информации о полном перечне позиций, суммах и видах услуг выбирают рамочный договор с соглашениями.

В такой ситуации используют тип «рамочный договор» и с каждой поставкой будет создаваться соглашение-спецификация и прописываться новые детальные условия. Спецификации прописываются для основного договора и также хранятся в подсистеме.

Договоры финансирования и обеспечения 

В «1С:Управление холдингом» удобно реализован учет договоров финансирования, страхования, банковских гарантий, аккредитивов, ведение кредитных линий, займов, овердрафтов, депозитов.

В разделе управления договорами присутствует механизм фиксации передачи документов на каждом шаге и проведении расчетов по договору с контрагентами.

Эти типы договоров выбираются в самой карточке договора.

К договорам “обеспечения” относят аккредитив выданный, гарантия выданная, залоги и поручительства исходящие и входящие, страхование.

К договорам финансирования относят виды: кредит, займ депозит, овердрафт, минимальный неснижаемый остаток

В программе встроен специальный калькулятор графиков, с его помощью  отслеживаем сделки привлечения финансирования.

Это позволяет вовремя привлечь внешнее финансирование, а также получать дополнительный доход, удерживать неснижаемый остаток на расчетных счетах.

Отчеты для анализа данных:

• Сводный график
• План-фактный анализ
• Карточки субконто
• Динамика задолженности
• Структура задолженности
• Связанные договоры
• Отчет по ковенантам

Графики и отчеты разрешают анализировать планируемые финансовые движения по договору и контролировать исполнение обязательств.

Сводный график отображает объединенный график расчетов рамочного договора и его спецификаций.

План-фактный анализ дает сопоставление графика расчетов и фактическое исполнение.

Карточка субконто отображает все проводки по РСБУ или по МСФО, где в аналитике указан договор в качестве субконто.

Динамика задолженности отражает изменения задолженности по договору.

Структура задолженности наглядно дает оценку распределения величины задолженности в разрезе элементов ее структуры.

Связанные договоры отражают структуру,  логически связанную с текущим договором.

Отчет по ковенантам отражает актуальный список и состояние ковенантов по договору.

Прочие договора

Для работы также используют договора с видом Прочее и расчеты с брокерами. Этот вид используется при работе с ценными бумагами или когда все другие виды договоров не подходят и нет возможности формализовать в системе видов договоров., 

Договора претензионно-исковой работы и договора цессии.

Претензионно-исковая работа имеет этапы работы: досудебные, начало претензионно-исковой работы, суд, факторинг, закрытие. Каждый этап проходит в программе и хранит всю историю и результаты. И в отчете по претензиям отображается подробная информация. 

Цессии используют для уступки прав требований дебиторской задолженности и делят на: исходящие, входящие, цессия должника и внутригрупповые. Правильные настройки этого раздела разрешают автоматически генерировать встречные документы.

Вывод

Внедрение подсистемы работы с договорами программного продукта «1С:УХ» позволяет доступно и досконально вести учет взаимоотношений с контрагентами, четко следить за этапами и иметь всю информацию в одной базе данных.

Это дает рост продуктивности работы коллектива и компании. Хранение документации в программе создает порядок и структурированность информации, доступ к ней в любой момент времени.

Наша команда имеет опыт внедрения «1С:Управление холдингом» и готовы проанализировать бизнес и дать рекомендации по внедрению.