Основы казначейства в «1С Управление холдингом»

Централизованное казначейство в холдинге – это стратегическая инициатива, направленная на оптимизацию управления денежными потоками, повышение прозрачности финансовых операций и снижение рисков. Программа 1С:УХ  предоставляет широкий спектр инструментов для реализации различных моделей централизованного казначейства

Основные модели централизованного казначейства 

Программа предлагает множество вариантов для организации централизованного управления капиталом. Поговорим подробнее о разных подходах и их отличиях.

Модель с единым казначейским центром

Финансовые потоки компании концентрируются в одном юридическом лице – казначейском центре.

• Преимущества: максимальный контроль над денежными средствами, упрощение отчетности, снижение операционных рисков.
• Недостатки: высокая нагрузка на казначейский центр, возможные сложности с распределением бюджета между филиалами предприятия. 
• Реализация: создание отдельной информационной базы для казначейского центра, настройка интеграции с базами данных других юридических лиц.

Модель с распределенными казначейскими функциями

Казначейские функции распределяются между несколькими юридическими лицами холдинга.

• Преимущества: более гибкая модель, возможность делегирования полномочий, снижение рисков централизации.
• Недостатки: усложнение мониторинга, необходимость согласования действий между различными казначейскими центрами.
• Реализация: создание нескольких информационных баз, настройка механизмов консолидации данных и согласования операций.

Модель комбинированного казначейства:

Сочетание элементов централизованной и распределенной моделей.

• Преимущества: оптимальное сочетание централизации и децентрализации, гибкость, адаптивность.
• Недостатки: требует тщательной настройки и контроля.
• Реализация: комбинация инструментов, характерных для обеих моделей.

Выбор модели централизованного казначейства — это комплексная задача, требующая тщательного анализа и учета специфики конкретного бизнеса. Для этого необходимо озволучитывать не только преимущества и недостатки различных подходов, но и особенности организационной структуры холдинга, его финансовые цели и стратегические задачи.

Фабрика платежей для оптимизации казначейских процессов

«Фабрика платежей» – это концепция, которая подразумевает централизованное регулирование платежными процессами в организации. В контексте программного обеспечения «1С Управление холдингом 8» это подсистема, позволяющая автоматизировать и оптимизировать все этапы от планирования оплаты до ее исполнения.

Основные функции фабрики платежей

• Платежный календарь визуализирует все запланированные переводы, позволяет создавать графики оплаты и проводить различные виды анализа и прогнозирования.
• Надзор над текущим уровнем задолженности, автоматическое формирование напоминаний и предупреждений.
• Координация лимитов на платежи для различных подразделений или контрагентов, что обеспечивает контроль над расходами.
• Централизованный учет банковских счетов, автоматическая сверка выписок и генерация платежных документов для исключения ручного заполнения.

Платежный календарь в 1С Управление холдингом превращает процесс финансового планирования и контроля в простую и эффективную задачу. Он позволяет заранее увидеть возможные проблемы и принять необходимые меры для их предотвращения.

Этапы работы фабрики платежей

1. На основе данных о договорах, обязательствах и других источниках формируется детальный платежный календарь.
2. Автоматически генерирует  платёжные документы в соответствии с утвержденным планом.
3. Стартуют необходимые внутренние согласования и проверки.
4. Согласованные документы передаются в банк для исполнения.
5. Формируются отчеты о выполнении плана для проверок статусов каждого платежа.

Улучшение коммуникации и ускорение процессов 

Программа «1С Управление холдингом» предлагает эффективные инструменты для оптимизации деловых коммуникаций и ускорения принятия решений.

• Все создаваемые документы легко согласовываются с ответственными лицами. Это значительно упрощает взаимодействие между сотрудниками и ускоряет процессы утверждения транзакций.
• Система способна автоматически отправлять уведомления о приближении важных событий, таких как платежи или расчеты с контрагентами. Это помогает избежать просрочек и ошибок.
• Удобный процесс согласования: уведомления рассылаются на корпоративную почту, что позволяет сотрудникам оперативно реагировать и принимать решения.
• Для рутинных событий возможна установка автоматического согласования. Если ответственное лицо не подтвердит операцию в установленный срок, платформа выполнит ее автоматически.
• Для предотвращения задержек со стороны пользователей настраивается система оповещений. Таким образом персонал может заранее планировать свою работу и своевременно выполнять необходимые действия.

Комплексный контроль договорной работы

Программа предоставляет мощный инструмент для эффективного управления всеми этапами жизненного цикла договора — от его подготовки до полного исполнения.

Ключевые возможности:

• Шаблоны договоров существенно облегчают и ускоряют процесс составления новых соглашений, особенно когда нужно подготовить множество похожих документов.
• Есть возможность подробно отслеживать разные виды гарантий выполнения контрактных обязательств (залог, поручительство и другие).
• Автоматический расчет платежных графиков с учетом всех положений контракта, включая предоплаты, оплату после поставки и процентные ставки.
• Полный надзор над выполнением договорных обязательств позволяет отслеживать задолженность, сроки платежей и своевременно принимать меры при возникновении проблем.

Создание и согласование платежных операций

Программа «1С Управление холдингом» предлагает удобный способ регулирования платежных операций – форму заявки на оплату. Она позволяет зафиксировать необходимость перечисления денежных средств, будь то оплата поставщику, регулярный перевод по кредиту, выплата заработной платы или другие обязательства.

Ключевые особенности работы с заявками на оплату:

• Гибкость настроек дает возможность выбрать тип платежа, указать все необходимые реквизиты и детали операции.
• Заявка на оплату проходит последовательное утверждение уполномоченными сотрудниками. Это предотвращает несанкционированные платежи.
• В программе можно настроить автоматическое согласование или отклонение  заявок на оплату, если ответственное лицо не приняло решение в установленный срок. Это ускоряет обработку платежек.
• Все этапы обработки заявки фиксируются в программе, что обеспечивает прозрачность и возможность отслеживания истории переводов.

Использование заявок на оплату позволяет:

• Снизить риск ошибок при проведении платежей.
• Повысить дисциплину менеджеров.
• Улучшить планирование и контроль денежных средств.
• Обеспечить прозрачность финансовых операций.

Контроль расходов с помощью лимитов

Лимитирование расходов – это эффективный инструмент финансовой дисциплины в компании. Он помогает понять, сколько средств можно потратить на определенные задачи, и предотвратить превышение установленных бюджетов.

Рассмотрим какие способы лимитирования используются в системе 

Операционный план: подробный комплекс мер, который определяет действие организации для достижения целей.

Бюджет: финансовый план, который показывает ожидаемые доходы и расходы за определенный период.

Операционный план

Операционный план – это список всех финансовых процессов, запланированных на определенный срок.

Такой подход к планированию позволит эффективно управлять денежными потоками. Особенно актуален он для казначейства, где точное планирование и контроль являются ключевыми факторами успешной деятельности.

С помощью операционного плана можно:

• Регулировать денежные потоки, выявлять дефициты и излишки средств.
• Устанавливать лимиты затрат по различным статьям и центрам ответственности.
• Контролировать исполнение плана: сравнивать фактические данные с плановыми и выявлять отклонения.
• Предоставлять актуальную информацию для анализа экономического положения предприятия.

Лимиты расходов на основе бюджета движения денежных средств (БДДС)

Чтобы не потратить больше денег, чем планировалось, компания создает подробный план своих доходов и расходов. Затем, на основе этого плана, устанавливаются ограничения на каждую статью издержек. Это позволяет контролировать затраты. Они не должны превышать запланированные суммы.

Как это работает:

• Сотрудник формирует специальный отчет на основе данных БДДС и отправляет его на согласование руководству.
• После утверждения, в программном комплексе устанавливаются конкретные лимиты по статьям затрат. Эти статьи связываются как с БДДС, так и с бюджетом доходов и расходов (БДР).
• Если необходимо изменить установленные лимиты, потребуется повторное согласование с руководством.

Дополнительные возможности 1С УХ для управления расходами:

• Гибкая настройка лимитов по различным параметрам (подразделения, проекты, статьи расходов и т.д.).
• Система позволяет отслеживать отклонения от бюджета и выявлять причины перерасхода.
• Автоматическое создание отчетов о выполнении бюджета.

Важно: эффективность процесса лимитирования зависит от правильной настройки и регулярного мониторинга.

Учет ценных бумаг 

Подсистема Централизованное казначейство в 1С Управление холдингом также предлагает удобный инструмент для ведения учета различных видов ценных бумаг, таких как акции, облигации и векселя.

Справочник «Ценные бумаги» служит основной базой данных, где хранится вся информация о каждом виде ценной бумаги. С его помощью можно детально анализировать финансовые вложения и резервы под их обесценение (бухгалтерские счета 58 и 59).

Журнал «Операции с ценными бумагами» предназначен для записи всех процедур, связанных с ценными бумагами. Например, покупка акций, продажа облигаций, погашение векселей и т.д. 

Этот журнал позволяет:

• Отслеживать историю каждой ценной бумаги.
• Мониторить доходность инвестиций.
• Осуществлять расчеты по налогам и другим обязательствам.

Дополнительные возможности:

• Расчет дивидендов и купонного дохода.
• Оценка стоимости портфеля.
• Формирование отчетности для регуляторов и инвесторов.
• Интеграция с другими системами учета (например, интеграция с банками, интеграция с биржевыми и брокерскими площадками).

Валютный контроль и внешнеэкономическая деятельность (ВЭД)

Программа автоматизирует процессы, связанные с валютными сделками в рамках внешнеэкономической деятельности. 

Ключевые особенности:

• Возможность устанавливать индивидуальные курсы конвертации валют, если валюта счета и валюта платежа различаются. Это особенно полезно при наличии интервальных оговорок в контрактах.
• Управляя валютными операциями, пользователи могут создавать заявки на перевод, покупку и продажу валюты, а также загружать банковские выписки в международном формате ISO 20022.
• Поддержка условий поставки товаров в соответствии с международными правилами Incoterms 2010.
• Автоматический контроль за соблюдением требований валютного законодательства.
  • Формирование необходимых документов (сведения о валютных сделках, справки о подтверждающих документах).
  • Оповещения информируют пользователей о приближении сроков репатриации валюты и формирования статистической отчетности.
  • Генерация отчетов по срокам валютных сделок.

Централизованное казначейство в 1С:УХ: ключевые преимущества

Программа предлагает эффективное решение для крупных компаний. Все транзакции организации будут проходить через одно центральное подразделение, выступающее единым плательщиком и заемщиком.

Преимущества централизованного казначейства:

• Установка и координация кредитных лимитов всей корпорации помогает оценить возможности привлечения заемных средств и планировать обороты капитала..
• Распределение кредитов между различными компаниями, входящими в холдинг, в соответствии с их потребностями.
• Возможность эффективно управлять займами внутри группы компаний, включая разработку детальных платежных графиков.
• Обеспечение тотального надзора над всеми финансовыми потоками в организации для минимизации различных рисков и возможных ошибок.
• Автоматизация казначейских процедур значительно упрощает работу сотрудников и повышает продуктивность бизнеса.

Внедрение «1С:УХ» для централизованного управления казначейскими операциями помогает крупным компаниям с филиалами улучшить администрирование денежных потоков, сделать их расходы более понятными, а также уменьшить риск материальных потерь.

Оптимизируйте работу казначейства с помощью нашей команды профессионалов! Мы не просто внедряем 1С Управление холдингом, мы создаем для вас эффективную систему управления финансами. От проектирования до сопровождения – мы с вами на всех этапах!