Современные компании стремятся к повышению эффективности своей деятельности за счет внедрения новых технологий и программных продуктов. Одним из таких продуктов является 1С:Документооборот, который представляет собой функциональный инструмент для автоматизации процессов работы с документами и задачами.
Обзор основных блоков
Согласование и подписание документов
Один из ключевых блоков программы – механизм согласования и подписания документов. Данный процесс позволяет оптимизировать и ускорить обработку файлов, улучшить контроль и повысить прозрачность действий сотрудников.
- Создание и маршрутизация.
Система позволяет создавать электронные карточки документов, в которых фиксируются все основные реквизиты. Так же есть возможность добавлять необходимые конкретно вашей организации реквизиты и правила их заполнения. Маршрутизация на согласование и подписание осуществляется с помощью настроенных правил и маршрутов. Для настройки простых и средних маршрутов не требуется привлечение разработчиков 1С, продвинутый пользователь вполне справится с такой задачей самостоятельно.
В системе можно настроить правила коммуникаций, это можно использовать к примеру для того, чтобы сотрудники нижнего ранга не могли отправлять задачи Руководителю компании.
- Электронная подпись.
В программе предусмотрена возможность использования электронной подписи для подтверждения подлинности и юридической силы документации.
Электронная подпись приравнивается к бумажной подписи сотрудников, не нужно распечатывать бумажные экземпляры документов, подписывать у всех сотрудников и передавать на хранение. В электронный вид можно перевести до 95% всего бумажного документооборота компании.
- Уведомления и напоминания.
Пользователи системы получают уведомления о необходимости согласования или подписания документа, что помогает контролировать время и не пропустить важные задачи.
Контроль исполнительской дисциплины
В 1С:ДО предусмотрены различные механизмы для мониторинга выполнения задач и поручений:
- Планирование и учет задач.
Система позволяет планировать задачи, назначать ответственных сотрудников и устанавливать сроки выполнения. Все задачи фиксируются в системе, что позволяет руководителям контролировать их выполнение.
- Отчеты и аналитика.
Программа предоставляет возможность формирования отчетов по исполнению задач, что помогает анализировать деятельность сотрудников и отделов.
- Уведомления и напоминания.
Как и в случае с документами, система уведомляет сотрудников о предстоящих сроках выполнения задач, что позволяет избегать просрочек и повышает исполнительскую дисциплину.
Упрощение работы сотрудникам в условиях территориальной распределенности
С развитием технологий и увеличением числа удаленных сотрудников важно обеспечить эффективное взаимодействие между ними. 1С:ДО предлагает несколько решений для этого:
- Облачные технологии.
Программа поддерживает работу в облаке, что позволяет сотрудникам получать доступ к документам и задачам из любой точки мира.
- Мобильное приложение
Руководители и сотрудники могут согласовывать документы и выполнять задачи, находясь в командировке или в отпуске имея в наличии лишь мобильный телефон и доступ в интернет.
- Форумы и обсуждения.
В версию 3.0 интегрирована подсистема «Обсуждения». С ее помощью пользователи могут общаться в режиме реального времени, создавать чаты, голосования, обмениваться мнениями по рабочим вопросам, например обсуждать конкретный документ или контрагента.
Система также поддерживает уведомления, аудио- и видеозвонки. Благодаря переносу всех обсуждений в программу, отпадает необходимость в рабочих звонках по телефону и использовании сторонних мессенджеров, что значительно повышает уровень информационной безопасности.
● Замещающие и помощники
В системе можно назначить замечающих сотрудников. Это удобно использовать, когда планируются отсутствия сотрудника как по причине длительных отсутствий (командировок, отпуска), так и коротких (совещания, встречи). На разные виды документов, событий можно назначить разных замещающих.
Также есть механизм помощников. Помощники это роль, которая не может принимать решения, но может выполнять действия в системе, что может разгрузить основного сотрудника, такой механизм удобно использовать в связке генеральный директор — секретарь.
- Совместная работа с документацией.
Пользователи могут работать с документами в режиме реального времени, редактировать их, оставлять замечания и комментарии.
- Проведение мероприятия
Программа позволяет организовать мероприятие, созвон и зафиксировать всех ее участников для отчетности. Вы можете назначить время встречи, разбить программу собрания на тайм-коды, отметить фактическое время, которое каждый выступающий потратил на доклад. После мероприятия у вас есть возможность сохранить протокол встречи и записать туда все важные решения, задачи и итоги.
Контроль исполнительской дисциплины
Контроль дисциплины исполнителей является важным аспектом эффективного управления компанией. 1С:Документооборот предоставляет инструменты для контроля и анализа выполнения задач:
- Назначение ответственных.
Для каждой задачи или документа можно назначить ответственных сотрудников, что позволяет четко распределить обязанности и контролировать их выполнение. Также можно назначить не конкретных сотрудников, а Роли сотрудников (например Главный бухгалтер или юрист определенной организации). Роль может быть назначена в дальнейшем нескольким сотрудникам.
- Проектная деятельность.
Программа позволяет контролировать этапы и сроки проектов. Так же есть возможность отслеживать планируемые и фактически трудозатраты на проекте.
- Механизмы уведомлений и напоминаний.
Система автоматически уведомляет сотрудников о приближающихся сроках выполнения задач, что помогает избегать просрочек.
- Отчеты и аналитика.
Программа позволяет формировать отчеты по исполнению задач и контролировать работу сотрудников. Руководители могут получать полную информацию о состоянии дел в компании и принимать обоснованные управленческие решения.
1С:Документооборот представляет собой мощный инструмент для организации совместной работы в компании. Система позволяет автоматизировать процессы согласования и подписания документов, контролировать исполнительскую дисциплину, а также упрощать работу сотрудников в условиях территориальной разрозненности. Благодаря функциональным возможностям программы компании могут повысить эффективность работы, улучшить контроль и обеспечить прозрачность процессов.
