Правильно составленный трудовой договор является единственным гарантом выполнения обязательств как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника. В статье мы рассмотрим, как без ошибок оформить прием в штат с помощью 1С: ЗУП.
Трудовой договор. Самое важное при оформлении.
Оформление и подписание ТД – это ключевой этап формирования взаимоотношений между сотрудником и нанимателем.
Этот процесс регулируется ТК РФ и предусматривает ряд обязательных условий и процедур, которые необходимо соблюдать для обеспечения прав и обязанностей обеих сторон.
Одним из ключевых моментов при оформлении ТД является его оформление в письменном виде.
В документе необходимо отразить все ключевые аспекты, включая личные данные участников соглашения, подробности касаемо должностных обязанностей, местоположение рабочего места, характеристики рабочего процесса, размер оплаты и порядок начисления, график работы и времени для отдыха, отпуска, а также продолжительность действия контракта, если он предусматривает временные рамки.
Также, работодатель должен ознакомить работника с внутренними нормативными документами, регулирующими рабочие отношения в организации. Это могут быть коллективный договор (локальные акты), правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, инструкции по охране труда, должностная инструкция и другие документы.
Как оформить трудовой договор
Для оформления договора и приема на работу работодатель должен предпринять следующие шаги:
- Подготовить проект договора, который будет соответствовать требованиям законодательства и учитывать все необходимые условия работы.
- Предоставить работнику возможность ознакомиться с проектом договора и предложить свои изменения или дополнения.
- Подписать договор в двух экземплярах, один из которых остается у работника, а другой – у работодателя.
- Оформить приказ о приеме и внести запись в трудовую книжку работника.
Соблюдение этих правил и процедур позволит избежать многих проблем и споров в будущем.
Важно помнить, что любые изменения и дополнительные условия трудового договора должны производиться с согласия сторон и оформляться письменно.
Также работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной договором.
В случае возникновения спорных ситуаций, стороны могут обратиться в органы, регулирующие трудовые отношения, или в суд для защиты своих прав.
Поэтому важно тщательно подходить к процессу заключения трудового договора и уделять должное внимание всем его аспектам.
Прием на работу в 1С по шагам
- Создаем “Физическое лицо” в одноименном справочнике.
- Заполняем данные по будущему сотруднику.
- Далее в главном меню программы следует выбрать раздел «Кадры» и подраздел «Сотрудники».
- Нажав кнопку «Создать», откроется форма, где необходимо ввести персональные данные нового сотрудника, сведения частично подтягиваются автоматически при выборе соответствующего физ.лица из справочника.
- Следующим этапом является ввод договора. В карточке необходимо перейти на вкладку «Трудовые договоры» и внести данные о договоре, такие как его номер, дата начала и окончания срока действия, тип договора, должность и отдел, в котором будет работать сотрудник.
- После введения данных о договоре следует заняться оформлением приказа, который подтверждает прием — это унифицированная форма Т-1.
- В программе предусмотрен специальный документ «Приказ о приеме на работу», который заполняется на основании введенной информации о трудовом договоре. Важно убедиться, что все данные в приказе корректны, так как они будут использоваться для последующих кадровых операций.
- Когда приказ готов, его необходимо утвердить, подписав в электронном и печатном виде.
- После утверждения приказа в системе автоматически обновляется статус сотрудника, и он переходит в статус «работает».
- Далее необходимо внести информацию о расчетном счете для начисления зарплаты. Это включает в себя введение ставки заработной платы, налоговых вычетов, информации о стаже работы, для корректного расчета заработной платы и налогов.
- Завершающим этапом является проверка введенных данных и их сохранение. После чего новый сотрудник полностью оформлен в системе и готов к работе.
Трудовые книжки в ЗУП
С появлением электронных трудовых книжек и автоматизацией многих процессов важно знать, как правильно оформить трудовую книжку в ЗУП.
- Вход в раздел «Кадры». Найдите вкладку или меню «Кадры» и выберите подраздел «Трудовые книжки».
- В разделе «Трудовые книжки» нужно ввести все необходимые данные: ФИО, дату рождения, образование, стаж работы и прочее.
- Вносите записи о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности сотрудника. Проверьте корректность дат и должностей.
- После внесения всех необходимых записей можно распечатать трудовую книжку или ее вкладыши с внесенными изменениями.
- Удостоверьтесь, что все данные внесены верно и полностью соответствуют действующему законодательству.
- Не забудьте сохранить внесенные изменения в программе, чтобы история трудовой деятельности была актуализирована.
Далее сформируйте отчет ЕСФ-1 для СФР.
Отчет ЕСФ-1 является ключевым документом в процессе оформления нового сотрудника в Российской Федерации.
Этот отчет необходим для учета в системе социального страхования и пенсионного обеспечения.
Его своевременное и правильное заполнение и сдача являются обязанностью работодателя.
Прежде всего, отчет ЕСФ-1 в ЗУП является стандартным отчетом, используется для автоматизации расчетов заработной платы и управления кадрами.
Если все шаги по приему были выполнены корректно, то отчет заполняется автоматически.
При этом важно уделить внимание на следующие моменты:
— Все данные должны быть актуальными и точно соответствовать информации, указанной в документах.
— Сведения о страховых взносах должны быть рассчитаны корректно, с учетом всех действующих ставок и льгот.
— При наличии ошибок в отчете необходимо их немедленно исправить, чтобы избежать возможных штрафов и пени.
Использование автоматизированных систем, таких как ЗУП, значительно упрощает процесс оформления отчетов при приеме на работу, минимизируя риск человеческой ошибки и экономя время работодателя. Таким образом, внедрение современных информационных технологий в управление персоналом и расчет заработной платы является важным шагом на пути к эффективному и законному ведению бизнеса.
Важно помнить, что любые ошибки в оформлении трудовой книжки и приеме могут привести к недоразумениям с сотрудниками и проверяющими органами. Поэтому, прежде чем завершить оформление, следует внимательно проверить все записи.
Это поможет избежать ошибок и обеспечит правильное ведение трудовых книжек в соответствии с законодательством.
Кроме того, в программе предусмотрены шаблоны и автоматические проверки, которые облегчают процесс ввода сведений и их контроль.
Воинский учет в ЗУП
Воинский учет в системе ЗУП — это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства организаций, имеющих в своем штате военнообязанных.
При приеме на работу военнообязанного, работодатель обязан учесть статус и внести соответствующие данные в систему ЗУП. Это важно для обеспечения оперативного взаимодействия с военными комиссариатами и выполнения обязательств по мобилизационной подготовке.
Прежде всего, необходимо собрать полный пакет документов от сотрудника, подтверждающих его воинский учет. Это может быть военный билет или приписное свидетельство для тех, кто еще не служил.
Затем следует внести информацию в базу ЗУП, отразив основные реквизиты документов и категорию запаса. Важно обновлять данные при любых изменениях статуса, связанных с военным учетом.
Нарушение законодательства о воинском учете может повлечь за собой административную ответственность. Штрафы за отсутствие воинского учета или ненадлежащее ведение его могут быть наложены на организацию и на должностных лиц. Размеры штрафов различаются в зависимости от территориального законодательства и могут быть достаточно значительными.
Настройка воинского учета в ЗУП
В программном обеспечении предусмотрена возможность регулирования вопросов воинского учета и резервирования граждан.
В параметрах по управлению персоналом (меню «Настройка» – подраздел «Персонал») активируйте опции «Активен военный учет» и «Регистрация резервирования граждан во время мобилизации и в военное время».
Если в вашей организации присутствуют должности, которые относят к летному или морскому экипажу, отметьте это, установив соответствующие маркеры (эти данные должны быть отражены в отчетах и списках о резервировании). Принадлежность к определенной категории персонала следует указывать в профиле должности.
После активации опции «Активен военный учет» в разделе управления организацией появится поле «Координатор по военному учету» (пункт «Настройка» – раздел «Организации» – вкладка «Политика учета и прочие параметры» – раздел «Координаторы»). За организацию и контроль воинского учета отвечает руководитель организации, однако задачу ведения можно поручить другому сотруднику.
Кроме того, во вкладке «Политика учета и прочие параметры» появится раздел «Военный учет».
Здесь можно оформить необходимые документы для регистрации организации в военном комиссариате:
- «Приказ о налаживании военного учета», включая вопросы резервирования граждан, находящихся в запасе.
- «План мероприятий по военному учету» и резервированию граждан, находящихся в запасе.
- Информация для этих бланков берется из данных, приведенных в профиле организации в разделе «Координаторы».
После активации отметок о ведении воинского учета и резервировании граждан в разделе «Персонал» появятся соответствующие документы и справочные материалы.
Также, когда будут установлены эти параметры, в отчетах по управлению персоналом появятся отчеты, предназначенные для военкоматов и для процесса резервирования (раздел «Персонал» – «Отчеты по персоналу»).
С октября 2023 года, размеры штрафных санкций за несоблюдение правил по ведению учета военнообязанных среди работников значительно возросли. Теперь предприятия могут быть оштрафованы на сумму от 350 до 500 тысяч рублей вместо прежних 5 тысяч, в зависимости от серьезности допущенных нарушений.
В связи с этими изменениями, наниматели активно ищут пути эффективной автоматизации процесса воинского учета.
Воинский учет в ЗУП требует внимательности и аккуратности со стороны работодателя. Необходимо не только правильно оформлять прием на работу в 1С военнообязанных, но и вести учет на протяжении всего времени их деятельности в компании. Это позволит избежать неприятностей с контролирующими органами и поддерживать порядок в кадровой документации.
Прием на работу в 1С автоматизирует процесс найма, при этом облегчает и формирование внутренней документации и отчетности для контролирующих органов. При этом, важно помнить об этапах заполнения регистров и справочников в программе, для корректного отображения и передачи сведений о сотрудниках.
У вас остались вопросы о функционале ЗУП, работе с программой в облаке, аренде серверов или интеграции с бухгалтерией и сторонними сервисами для оптимизации ваших рабочих процессов?
Обратитесь к нашим экспертам команды assino, которые всегда готовы проконсультировать и помочь в решении любых вопросов, связанных с работой в 1С.
