Оформление отпуска полностью регламентированный и автоматизированный процесс в системе, но в случае оформления за свой счет имеется ряд особенностей, которые мы разберем в этой статье.
Особенности отпуска за свой счет
В первую очередь, следует помнить, что отгул без финансовой компенсации представляет собой период, когда работник отсутствует на рабочем месте без получения зарплаты и такая возможность предоставляется по его собственной инициативе. Прошение о предоставлении отгула за свой счет рекомендуется подавать за 7-14 дней до планируемой даты ухода. Выходные и праздники, которые входят в отпускной период не продлевают его. Поскольку в этот период заработок не выплачивается, точные рамки времени отсутствуют. Указанные временные промежутки выбраны для удобства того, кто пишет заявление. Согласно ст. 128 Трудового кодекса РФ, период неоплачиваемого отпуска может составлять от одного дня до двух месяцев и зависит от конкретной категории работников. Однако организация может предоставить и больший срок, если это предусмотрено внутренними документами.
- Оформление сопроводительной документации
Место работы для такого сотрудника остается за ним. То есть работодатель не имеет право взять нового сотрудника в штат на эту должность. Однако время, проведенное в неоплачиваемом отпуске, не влияет на трудовой стаж, так как взносы не начисляются и не подлежат финансовой компенсации, даже в размере минимального оклада, что является принципиальным отличием от обычного отпуска раз в год.
- Подготовка документов
Работник обязан составить обращение к руководителю, в котором выразит желание получить неоплачиваемый отпуск. В этом документе необходимо четко зафиксировать период отдыха, включая точные даты его начала и завершения, а также подчеркнуть, что данный отпуск предусматривается без сохранения вознаграждения.
- Утверждение поданного заявления
Руководитель рассматривает заявление и, в случае согласия, утверждает его. Решение оформляется приказом или распоряжением. Работодатель имеет полномочия не предоставлять отпуск без сохранения заработной платы и не обязан при этом разъяснять свое решение, если такой отпуск не предусмотрен законодательными нормами для сотрудника.
Однако, существуют исключения, запрещающие отказ в отпуске, описанные во второй части статьи 128 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Внесение данных в программу
После утверждения заявления, специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии должен внести информацию об отпуске в программу
Эксперты команды assino отмечают важную особенность, что абсолютно все вводные сведения в программное решение заносятся на основании первичных документов, которые утверждены руководством.
Рассмотрим пример: сотрудница Григорьева Т.В. подает заявление на предоставление неоплачиваемого отпуска с 17 по 27 марта по семейным причинам.
Заявление должно быть одобрено руководством и только после этого создаются записи в систему.
Специалист по управлению персоналом в программном обеспечении определяет месяц и из перечня выбирает работника. В случае, когда отпуск охватывает только часть дня, устанавливается отметка рядом с соответствующим параметром. Затем регистрируются даты и полное время, которое сотрудник будет отсутствовать.
В разделе «Тип отпуска» отмечается вариант «…без сохранения заработной платы согласно части 1 статьи 128 Трудового кодекса РФ».
Далее устанавливаются даты начала и завершения отпуска, а также указывается причина отсутствия в предназначенном для этого поле. При необходимости вносятся дополнительные данные. Процесс оформления завершается проставлением печати на приказ об отпуске, который оформлен на бланке формы Т-6.
Регистрация в программном решении
Для корректного оформления отпуска без содержания в системе ЗУП, пользователь или кадровый специалист должен внести изменения. Этапы данного процесса начинаются в меню «Настройки», подразделе «Вычисление заработной платы».
В данном разделе нужно перейти в «Конфигурацию состава начислений и удержаний», после чего в появившемся меню слева выбрать справочник «Отпуска». В данной секции необходимо активировать пункт «Отпуска без оплаты».
Для учета отпусков, приходящихся на рабочие дни, важно отметить соответствующую опцию. Завершение настройки происходит нажатием кнопки «Сохранить и закрыть».
В системе отпуск без оплаты создание специального документа, находящийся в подразделе «Зарплата».
Здесь необходимо перейти к опции «Отпуска», нажать на «Создать» и выбрать «Отпуск без сохранения заработной платы».
Для массового оформления такого отпуска для нескольких работников используется функция «Отпуск без сохранения заработной платы списком».
Более подробная инструкция приведена ниже:
Во вкладке «График отпусков» требуется внести новую информацию: выбрать работника, определить тип отпуска (неоплачиваемый) и указать начальную дату и конец периода отдыха. Программа самостоятельно подсчитает общее количество дней отпуска.
Вычисление суммы к выплате за отпуск
При неоплачиваемом отпуске выплаты не предусмотрены, поэтому расчет суммы к выплате не осуществляется. Важно проверить, чтобы в программе было верно отображено отсутствие начисления отпускных за этот период.
Учёт времени в табеле
Необходимо зафиксировать в табеле учета времени факт отсутствия работника, применяя специальный код (код – неоплачиваемый отпуск).
Подготовка документов по управлению персоналом
После занесения всех сведений в программу следует напечатать распоряжение об отпуске, которое подписывается руководством и работником.
Оповещение работника
После подготовки всех бумаг работник должен получить уведомление о дате начала его отпуска и о том, что отпуск предоставляется за его счет.
Мониторинг возвращения работника
По завершении отпуска следует следить за возвращением работника на должность и отразить это в табеле учета времени.
Если возникают вопросы о том, как можно выполнить автоматизацию работы кадрового учета и привести контроль рабочих процессов в порядок, то наши эксперты assino могут вам помочь.
В рамках бесплатной консультации, эксперты проведут аудит процессов и подберут оптимальное решение для ваших задач. Также если планируете поменять версию на КОРП, то наши эксперты могут выполнить подключение к демоверсии, чтобы вы самостоятельно познакомились с функционалом решения.
Эксперты assino рекомендуют интегрировать ваше решение с бухгалтерией и со сторонними сервисами, чтобы вы сократили время на выполнение рутинных задач. Оставьте заявку на сайте для получения консультации экспертов.
Можно ли предложить работнику отпуск за его счет
Предоставление периода отдыха без оплаты возможно только при наличии согласования с работником. Эта норма закреплена в статье 128 Трудового кодекса РФ. Продолжительность такого периода отдыха также устанавливается по договоренности сторон.
Отпуск перед увольнением
При условии согласия сотрудника, работодатель может одобрить ему неоплачиваемый отпуск в период предупреждения об уходе с работы по инициативе работника. Согласно статье 127 Трудового кодекса РФ, работник вправе в письменном виде запросить предоставление ему остатка отпуска перед увольнением из компании (за исключением случаев ухода по нарушениям). Последний день такого отпуска считается днем окончания трудового договора.
Оформление отпуска за свой счет в системе требует внимательности и точности в выполнении всех процедур. Соблюдение установленного порядка позволит избежать ошибок в учете рабочего времени и обеспечивает корректное начисление заработной платы для сотрудников, правильную обработку документации и отсутствие ошибок в отчетности.
