Автоматизация договорной работы позволяет значительно повысить его эффективность и снизить вероятность ошибок. Одним из инструментов, который помогает решать задачи автоматизации работы с договорами, является российский софт — 1С:Документооборот. В этой статье мы рассмотрим возможности этой программы в плане работы с договорами, права доступа, карточку документа, автозаполнение шаблонов, маршруты движения и соглашения.
Возможности 1С:Документооборот в работе с договорами
- Централизованное хранение всех договоров и сопутствующей документации в электронном виде, что позволяет:
- Легко находить необходимые документы с помощью поиска по ключевым словам, реквизитам и другим параметрам.
- Обеспечить возможность работать с актуальными версиями договоров для всех сотрудников, имеющих соответствующие права.
- Исключить риски утраты или повреждения бумажных документов.
- Автоматизация процессов согласования и утверждения
Основные функции включают:
- Создание маршрутов согласования с учетом специфики организации и типов договоров.
- Отслеживание этапов согласования в режиме реального времени.
- Уведомления о необходимости согласования или утверждения документа, что исключает задержки в процессах.
- Контроль исполнения условий
- Ведение реестра контрактов с указанием всех ключевых условий и сроков.
- Автоматическое напоминание о наступлении важных событий (например, сроков оплаты, окончания действия и т.д.).
- Ведение истории изменений и дополнений.
- Бесшовная интеграция с другими системами 1С и внешними приложениями
- Синхронизация с бухгалтерскими и финансовыми системами для автоматического учета платежей по договорам.
- Интеграция с CRM-системами для учета договорных отношений с клиентами и партнерами.
- Возможность обмена документацией с контрагентами через системы ЭДО.
- Обеспечение безопасности и прав доступа
- Назначение прав на основе ролей сотрудников и их должностных обязанностей.
- Регистрация всех действий пользователей с документацией для обеспечения контроля и аудита.
- Шифрование данных и поддержка электронных подписей для обеспечения юридической значимости электронных документов.
- Инструменты для анализа и отчетности:
- Формирование различных отчетов по состоянию контрактов, этапам их исполнения и другим параметрам.
- Анализ эффективности работы и выявление узких мест в процессах.
- Визуализация данных в виде диаграмм и графиков для наглядного представления информации.
Виды документов
- Основные договоры (купли-продажи, аренды, подряда и др.)
- Дополнительные соглашения.
- Протоколы разногласий.
- Приложения и спецификации.
- Счета на оплату
- Акты выполненных работ, акты сверки и др.
Перед согласованием договора можно внедрить согласование контрагента, чтобы определить риски и условия работы с контрагентом до момента формирования договора с ним.
Права доступа и папки внутренних документов
Они могут быть настроены на нескольких уровнях:
- Роли и группы пользователей:
- Роли: права доступа могут назначаться на основе ролей, которые определяют набор действий, доступных пользователю (например, чтение, редактирование, удаление).
- Группы пользователей: можно объединять пользователей в группы и назначать права на уровне группы.
- Уровни доступа к документам
- Полный доступ: пользователь может просматривать, редактировать, удалять и изменять права.
- Редактирование: пользователь может просматривать и редактировать, но не может удалять его или изменять права.
- Только чтение: пользователь может только просматривать.
- Ограниченный доступ: Пользователь не имеет доступа.
- Индивидуальные настройки доступа
- Права доступа могут быть настроены индивидуально для каждого документа, позволяя точно регулировать, кто и что может делать с каждым конкретным контрактом.
Система позволяет с помощью «Настройки доступности по состоянию» вносить изменения в реквизиты документа в зависимости от статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован» и т.д.).
Папки внутренних документов договоров
Программа поддерживает организацию документов по папкам, что облегчает их управление и поиск. Они могут быть настроены следующим образом:
- Структурирование папок по:
- Типам договоров: контракты на поставку, на сервис, аренду и т.д.
- Контрагентам: отдельные папки для каждого контрагента, что упрощает доступ к их документам.
- Проектам: прикрепление всей документации к определенному проекту и распределение их по папкам.
- Стадиям обработки: на стадии согласования, на стадии подписания, уже исполненные и т.д.
- Права доступа:
- К папкам они могут быть настроены аналогично правам на отдельные документы, что позволяет также контролировать доступ на этом уровне.
- Особенно полезно для упрощения управления доступом, когда один набор прав можно применить ко всем документам внутри папки.
- Автоматизация распределения документов по папкам:
- Можно настроить автоматические правила распределения документов по папкам на основе различных критериев (например, по типу, по контрагенту или по ответственному лицу).
- Упрощает организацию документов и снижает вероятность ошибок при ручном распределении.
Управление доступом и безопасность
- Регистрация и аудит:
- Все действия пользователей (просмотр, редактирование, удаление, изменение прав доступа) фиксируются в журнал регистраций. Это позволяет отслеживать и анализировать действия пользователей для обеспечения безопасности и соответствия требованиям внутреннего контроля и внешнего аудита.
- Шифрование данных:
- Для обеспечения безопасности конфиденциальной информации, хранящейся в договорах, 1С:ДО поддерживает шифрование данных.
- Электронные подписи:
- Поддержка электронных подписей позволяет обеспечить юридическую значимость электронных документов и контроль за их изменениями.
Настройка каждого вида договора
Система позволяет настраивать для видов документов различные правила, такие как обязательность наличия скан-копии оригинала, печать штрихкода и прочее.
Система позволяет настраивать правила создания документов, установку запрета на изменение реквизитов или удаление файлов.
Карточка документа договора
Она является основным элементом учета контрактов в системе и содержит всю необходимую информацию о нем, такую как:
- номер и дата;
- стороны и подписанты;
- предмет;
- срок действия, правила автопродления договора;
- сумма и валюты;
- внутренние организационные реквизиты: подразделения, ответственных, проект;
- приложения и дополнительные соглашения.
Есть возможность добавления дополнительных полей, необходимые именно для вашего вида договора
Карточка позволяет быстро получить разрешение к полной информации о договоре и его статусу.
Автозаполнение шаблона файла договора
Маршрут движения
В программе можно настроить различные маршруты для разных типов договоров, определить ответственных за каждый этап и контролировать соблюдение сроков. Это позволяет обеспечить прозрачность и контроль на всех стадиях работы с договорной документацией.
Основные этапы работы включают:
- Создание документа и заполнение необходимой информации и подготовка документа.
- Согласование, проверка и утверждение текста ответственными лицами.
- Подписание всеми необходимыми сторонами.
- Регистрация данных в систему.
- Архивирование и возможность его быстрого поиска при необходимости.
Дополнительные соглашения
Они позволяют вносить изменения в условия действующих договорных обязательств без необходимости составления новых. В 1С:ДО соглашения могут оформляться и учитываться отдельно, при этом они связаны с основным документом. Это позволяет вести полную историю изменений условий и контролировать их исполнение.
Основные функции:
- Создание соглашений: Быстрое и удобное создание документов.
- Согласование: Автоматизированный процесс проверки и утверждения изменений.
- Подписание: Формализация изменений через подписание ответственными сторонами.
- Хранение и учет: Надежное хранение и легкий путь к соглашениям в рамках основных договоренностей.
Использование 1С:ДО для работы с договорами значительно упрощает и автоматизирует бизнес-процессы. Благодаря широким возможностям системы, гибкой настройке прав работы, автоматизации заполнения шаблонов и маршрутов движения документов, а также удобному учету дополнительных соглашений, компании могут существенно повысить эффективность своей деятельности и минимизировать риски, связанные с договорной работой.