Воинский учет ЗУП – это важная часть работы кадровой службы организации, связанная с контролем за военнообязанными сотрудниками. Наличие налаженного процесса позволяет не только соблюдать законодательство, избежать штрафных санкций, но и заботиться о правах и интересах как самих работников, так и работодателя. В этой статье мы обсудим организацию учета в ЗУП, как его вести, какие особенности есть при приеме и увольнении военнообязанных, а также какие льготы закреплены за сотрудником на СВО.
Кто относится к субъектам воинского учета
Воинский учет ведут относительно мужчин, являющихся резидентами Российской Федерации и постоянно проживающих в ее пределах, при условии, что они не освобождены от несения воинской службы и не находятся на службе в армии.
А также женщин, которые обладают профессиональными навыками, требуемыми для работы в армии. К примеру, это могут быть специалисты в области связи, картографии и медицинские работники.
Согласно установленным нормам, учет сотрудников, подлежащих воинской обязанности, осуществляется в период нахождения в резерве. Организации обязаны вести воинский учет по всем сотрудникам, включая тех, кто работает удаленно или по совместительству. Исключение составляют только иностранные граждане, работающие в российских компаниях.
Следует отметить, что индивидуальные предприниматели (ИП) не обязаны вести воинский учет.
Какие штрафы полагаются за невыполнение требований
С октября 2023 года введены более строгие меры наказания для организаций, пренебрегающих правилами регистрации работников, обязанных к воинской службе. В случае выявления несоответствий, организации могут столкнуться с увеличением штрафов, которые теперь колеблются между 350 и 500 тысячами рублей. Это резко отличается от предыдущего предела в размере 5 тысяч рублей. Сумма штрафа будет зависеть от тяжести нарушений, зафиксированных в ходе проверок. В связи с этим работодатели ищут решение для оптимизации взаимодействия с военкоматами в рамках требований законодательства РФ.
Эксперты assino рекомендуют использовать программное решение 1С:ЗУП для этих целей. Решение позволяет вести учет по кадрам комплексно, включая такие категории сотрудников как военнообязанные.
Как настроить воинский учет
Воинский учет в программном решении настраивают следующим образом:
- В разделе, отведенном для настроек, выберите вкладку, касающуюся сотрудников.
Здесь вам необходимо включить функционал, отвечающий за регистрацию военнообязанных и учет лиц резерва в период проведения мобилизационных действий и в условиях военных обстоятельств.
- Если в структуре вашей фирмы присутствуют сотрудники, связанные с авиационной или морской сферой, укажите это, выбрав соответствующие настройки. Эти детали важно отразить во всех документах, касающихся резервирования.
- Активация функционала для учета военнообязанных добавит в раздел управления вашим предприятием новую опцию — назначение человека, ответственного за данный учет (перейдите в раздел «Настройка», подраздел «Организации», затем во вкладку «Политика учета и другие настройки», и найдите там раздел «Ответственные лица»).
Руководитель обязан следить за этим процессом, однако он может передать эти полномочия другому сотруднику.
- Также во вкладке «Политика учета и другие настройки» появится новый раздел, посвященный вопросам воинского учета. Здесь вы сможете оформить все необходимые бумаги для регистрации организации в военкомате:
- «Указание организации по вопросу ведения ВУ», которое охватывает процедуры резервирования военнообязанных.
- «План действий по военному учету» и процедурам резервирования военнообязанных.
Информация для составления этих документов берется из профиля фирмы в разделе, посвященном ответственным лицам. Включение соответствующих функций и резервирования военнообязанных откроет доступ к нужным формам и информационным базам в справочнике, связанном с персоналом. Помимо этого, настройка параметров позволит в разделе отчетности по персоналу получать отчеты, необходимые для военных комиссариатов и процесса резервирования (перейдите в подраздел «Персонал», а затем в раздел «Отчеты по кадрам»). После настройки указанных параметров в отчетах по кадровому учету будут доступны отчеты для военных комиссариатов и процесса резервирования (подраздел «Персонал», раздел «Отчеты по кадрам»).
Организация контроля лиц, подлежащих воинской обязанности, включает систематическое обновление данных о каждом работнике, имеющем отношение к военной службе. К основным задачам относятся:
- Мониторинг сроков действия военных документов и оперативное уведомление персонала о необходимости их продления;
- Надзор за любыми изменениями в статусе военнообязанных, в том числе при получении нового звания;- Составление и передача требуемой информации в органы военного управления по их первому требованию.
Правильная настройка позволяет не только соответствовать законодательству, но и оптимизировать процессы. Основное преимущество – автоматизация сбора и обработки данных о военнообязанных, что экономит время HR-специалистов.
Эксперты assino отмечают, что используя ЗУП, компании могут эффективно планировать и контролировать распределение сотрудников, обеспечивать актуальность информации и своевременное предоставление отчетности в военные комиссариаты.
Для удобства учета в системе создается личная карточка каждого работника, где будет содержаться вся необходимая информация. В эту карточку пользователь может вносить изменения, например, при увольнении сотрудника или изменении его личного статуса. Важно также настроить поля в системе таким образом, чтобы они соответствовали требованиям законодательства и внутренним процессам организации.
Если у вас есть сложности или вопросы по оптимизации рабочих процессов, эксперты assino ответят на все вопросы и подберут оптимальное решение, чтобы ваша деятельность и работа с кадрами соответствовала законодательству.
Кроме того, для удобства персонала может быть разработан листок инструкций и полномочий, который поможет им понять, какие действия необходимо выполнять в рамках занимаемой должности. Этот листок может быть размещен на внутреннем сайте организации, чтобы каждый сотрудник мог к нему обратиться в любое время.
Как оформить военнообязанного ЗУП
В воинский учет входит правильное оформление кадровых мероприятий, включая бронирование рабочих мест для них. Отслеживание в компании стартует с даты трудоустройства работника, подлежащего воинской обязанности. Ответственное лицо должно получить и включить в информационную систему персонала ряд сведений.
Эти сведения регламентированы положением о ВУ:
- Документ, подтверждающий воинскую обязанность (военный билет+ приложение к билету и учетная карточка) свидетельство о приписке (для неслуживших);
- Классификацию по запасу;
- Воинское звание обладателя;
- Специализацию в рамках военной подготовки;
- Состав (офицерский, рядовой и сержантский состав запаса);
- Информацию о последнем месте и времени службы или участия в военных сборах.
Эти данные регистрируются в категориях информационной системы ЗУП, которые были упомянуты ранее. В ситуации, когда работник уже зарегистрирован на военном учете, работодатель обязан сообщить в военный комиссариат о его трудоустройстве в течение пятидневного срока. В случае отсутствия у работника регистрации в военкомате, организация должна направить его в военный комиссариат и оповестить данное учреждение о приеме на работу данного лица в течение трех дней. Кроме того, кадровый отдел должен провести сверку представленных данных с информацией, имеющейся в военкомате, чтобы избежать ошибок.
Как уволить военнообязанного
Для осуществления процедуры увольнения сотрудника, подлежащего воинскому учету, в системе 1С:ЗУП требуется создать уведомление военного комиссариата с использованием формы «Извещение о приеме или увольнении», которая доступна в специализированном разделе данной программы.
Сведения касательно трудоустройства и расторжения трудовых отношений с работниками, находящимися на военном учете, могут быть отражены и просмотрены в отчете «Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники».
Необходимость информирования военного комиссариата о факте увольнения наступает в срок до пяти календарных дней после произошедшего события.
В случае если работник не вышел на рабочее место в срок, работодатель делает запрос в военкомат. Далее есть два варианта развития событий:
При положительном ответе, если сотрудник был мобилизован или призван в армию ссылайтесь на нормы закона, конкретно статья 83 ТК РФ, которая регулирует такие ситуации. Важно отметить, что мобилизованного на СВО уволить нельзя.
Если такой сотрудник написал заявление по собственному, то процесс увольнения происходит в обычном порядке. Сформируйте и заполните все документы, связанные с увольнением, издайте приказ, вся документация должна быть подписана и заверена печатями. Бухгалтерия выплачивает зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Разница состоит в том, что в таком случае отрабатывать двухнедельный срок не нужно.
Сотрудник не призван, не выходит на связь — работодатель подает заявление в полицию. Если поиск работника не дал никаких результатов, то уволить можно через суд, в приказе на увольнение работодатель ссылается на номер решения суда.
Основные моменты, на которые следует обратить внимание
Когда происходит найм лица, находящегося в резерве армии, работодателю стоит помнить о возможности его отбытия на воинские учения или в случае объявления мобилизации. Следует заранее предусмотреть возможность временного замещения его рабочего места. При найме военнообязанного, работодатель должен убедиться, что у кандидата есть все необходимые документы, подтверждающие его статус. Также следует учесть возможные ограничения, связанные с ВУ. Например, военнообязанным не рекомендуется занимать должности, связанные с постоянными командировками или работой за границей.
Увольнение военнообязанного также имеет свои особенности. Если сотрудник уходит на военную службу по призыву, его трудовой договор приостанавливается, а не расторгается. В этом случае работодатель обязан сохранить за ним рабочее место и средний заработок. Увольнение военнообязанного должно происходить в строгом соответствии с трудовым законодательством. Если причиной увольнения является призыв на военную службу, то необходимо оформить приостановление трудового договора. В случае увольнения по другим основаниям, важно помнить о необходимости уведомления военного комиссариата о смене места работы военнообязанным.
Какие льготы полагаются сотрудникам, которые ушли на военную операцию
Сотрудникам, ушедшим на военную операцию в рамках мобилизации, полагаются определенные льготы и гарантии.
К ним относятся:
- Сохранение места работы на время службы;
- Предоставление отпуска перед уходом на службу и после возвращения;
- Возможность прохождения обучения или повышения квалификации после окончания службы;
- Дополнительное страхование.
Воинский учет в ЗУП требует внимательности и ответственности со стороны кадровой службы. Правильное ведение учета и соблюдение всех нормативных требований позволяют обеспечить законные права и интересы как кадров, так и работодателя.
