Современные крупные предприятия, а особенно холдинговые структуры, сталкиваются с необходимостью эффективного менеджмента корпоративных закупок. В статье подробно рассмотрено, как система 1С Управление холдингом  решает актуальные задачи на всех этапах закупочного процесса.

Эффективность автоматизации закупочной процедуры в 1С:УХ

Автоматизация закупок в 1С Управление холдингом – это мощный инструмент, позволяющий значительно повысить эффективность и прозрачность процессов закупки в крупных корпорациях. Благодаря широким функциональным возможностям программы, организации могут оптимизировать свои затраты, ускорить процесс принятия решений и улучшить качество взаимодействия с поставщиками.

Основные эффекты от автоматизации:

• Управление цепочкой поставок

• Единая информационная база собирает информацию о потребностях со всех подразделений холдинга.
• Возможность планирования закупки на долгосрочную перспективу и формирование заказов под оптимальные объемы.
• Упрощение процесса согласования и утверждения оплат.

• Повышение эффективности:

• Автоматизация рутинных операций (создание «Заявки на обеспечение”, формирование заказов, контроль исполнения —  освобождает сотрудников для выполнения более сложных задач.
• Ускорение процесса поиска и выбора поставщиков благодаря наличию полной базы данных контрагентов.
• Сокращение времени на обработку документов и снижение риска ошибок.

• Снижение затрат:

• Оптимизация сделок за счет проведения конкурсных процедур и выбора наиболее выгодных предложений.
• Сокращение издержек на хранение и транспортировку товаров.
• Минимизация рисков связанных с нехваткой или излишками товарных категорий

• Повышение прозрачности и контроля:

• Ведение единого реестра договоров и контрактов.
• Отслеживание выполнения обязательств поставщиками в режиме реального времени.
• Формирование аналитических отчетов для принятия обоснованных управленческих решений.

• Улучшение качества сведений:

• Единая система классификации номенклатуры и товарных категорий.
• Автоматическое заполнение документов на основе шаблонов.
• Минимизация риска возникновения ошибок при вводе данных.

• Соответствие законодательству:

• Возможность настройки базы в соответствии с требованиями правовых  и нормативных актов.
• Формирование отчетности для государственных органов.

Планирование закупок в «1С:УХ»

Современные холдинги сталкиваются с необходимостью эффективного регулирования многочисленных бизнес-единиц. «1С: УХ» предлагает инновационные инструменты для планирования закупок.

В программе можно вводить информацию о потребностях каждой подразделения различными способами:

• Создание группы  заявок для систематизации и контроля.
• Загрузка из внешних баз: возможность интеграции с уже существующими информационными платформами компании.

«1С: УХ» не просто хранит документы на поставку, но и анализирует их:

• Сверка на соответствие бюджетам автоматически проверяет, укладываются ли заявки на обеспечение в указанный лимит.
• Система может предложить подходящие аналоги товаров/материалов.
• Создание детального отчета  по отдельным позициям или товарным категориям.

Планирование закупок с точностью до дня

На основе анализа потребностей система формирует детальный план покупок:

• Знание точных дат поставок помогает правильно планировать финансовые расходы.
• Визуализация календаря – удобный инструмент для контроля выполнения бюджета.

Автоматизация корпоративных закупок в «1С:УХ»

В современном бизнесе эффективное управление закупками является одним из ключевых факторов успеха. Программа «1С:УХ» предлагает мощные инструменты для улучшения этого процесса.

Сбор и планирование потребностей

Ключевым этапом является сбор сведений о потребностях различных подразделений организации. «1С:УХ» организует этот процесс следующими способами:

• Создание и согласование планов закупок, учитывающих потребности всех подразделений холдинга.
• Автоматический расчет потребности в материалах на основе данных о производстве и продажах.
• Интеграция с системами планирования ресурсов предприятия (ERP) для обеспечения точности данных.

Проведение закупочных процедур:

• Создание и публикация тендеров, запросов предложений.
• Оценка и сравнение коммерческих предложений поставщиков.
• Автоматическое формирование протоколов и договоров.
• Поддержка различных способов закупок (конкурсы, аукционы, прямые контракты).

Комплексный подход к удовлетворению потребностей

• Использование существующих договоров: оптимизация поставок за счет уже налаженных отношений с контрагентами.
• Расходование складских запасов: минимизация затрат за счет использования имеющихся ресурсов.

Подготовка к процедуре корпоративных закупок

Первоначально создается электронное положение, в котором прописываются все важные детали:

• Критерии поставщиков: какие организации могут участвовать в поставках.
• Способ выбора победителя (например, аукцион, конкурс).
• Формат торгов: (электронные, очные).
• Какие условия  будут прописаны в договорах.

Это положение станет основой для всех последующих сделок и поможет сделать их максимально выгодными для корпорации.

Дополнительные возможности системы:

• Помощник планирования: это удобный инструмент, который поможет шаг за шагом создать закупку и подготовить ее к отправке на согласование и выполнению.
• Есть инструменты для точного расчета цены номенклатуры
• Все закупочные документы согласовываются в базе, что обеспечивает прозрачность и контроль процесса.

Интеграция с государственными закупками:

• Экспорт на ЕИС позволит  автоматически разместить ваш график на электронной торговой площадке.
• Система поддерживает интеграцию с различными торговыми площадками.

Закупочные процедуры в «1С:УХ»

Программа “1С Управление холдингом» предлагает эффективный инструмент для стратегии закупок, основанный на принципах конкурентных тендеров. Это позволяет заключать договора с выгодными поставщиками и гарантирует надежность приобретаемых товарных категорий.

Анализ закупочной процедуры

1С УХ  служит мощным инструментом для всестороннего анализа закупок, осуществляемых на предприятии. Она позволяет получить глубокое понимание эффективности процесса.

Источники данных для анализа:

• Стандартные отчеты содержат основную информацию о каждой проведенной сделке, предоставляя детальный обзор закупочной активности.
• Регламентированная отчетность: Для компаний, участвующих в государственных закупках (в рамках 223-ФЗ), программа поддерживает работу со специальными отчетными формами, обязательными для этого типа деятельности.
• Механизм ключевых показателей эффективности (KPI) отслеживает стоимость, сроки поставки, качество продукции и т.д. Отклонения автоматически выявляются и доводятся до ответственных лиц.

Оптимизация процесса

Рассмотрим основные из них

• Контроль бюджета:

• Предотвращение превышения лимита средств.
• Равномерное распределение товарных категорий между подразделениями.

• Регулирование ассортимента и цен:

• База аналогов по товарным категориям
• Применение среднестатистической стоимости для обоснования начальной цены контракта.
• Переторжка с целью получения оптимальных условий.
• Подтверждение объемов для повышения точности планирования

• Координация и автоматизация процедуры:

• Создание корпоративных планов снабжения и лотов.
• Помощник планирования для ускорения процесса.

• Координирование поставщиков:

• Аккредитация и оценка.
• Создание сервисов и личного кабинета для самообслуживания.

• Интеграция с подсистемами «Казначейство» и «Управление договорами» для оптимизации бизнес-процессов.

1С: УХ с контуром EРП УХ 

Появление контура EРП Управление предприятием существенно расширяет возможности регулирования закупочной деятельностью фирм 

1С:EРП для корпоративных закупок – это комплексное решение для оптимизации бизнес-процессов. Создание единой информационной среды позволяет усовершенствовать закупки, повысить эффективность и прозрачность всех операций

Основные функциональные возможности:

Единое информационное пространство:

• Консолидация данных: вся информация о контрагентах, товарных категориях  управление договорами собирается в едином хранилище. Это позволяет получить полную и актуальную картину о состоянии снабжения в организации.
• Унификация процессов: внедрение единых стандартов и процедур закупок на всех уровнях организации обеспечивает прозрачность и согласованность действий.
• Повышение точности: минимизируется риск ошибок, связанных с дублированием информации или её несогласованностью в разных системах.

Планирование и прогнозирование:

• Возможность анализировать потребности подразделений и планировать снабжение на основе прогнозов.
• Оптимизация запасов: благодаря точным прогнозам можно снизить издержки на хранение и избежать дефицита товаров.
• Программа оценивает риски, связанные с поставками, и разрабатывает планы по их минимизации.

Контрактная деятельность:

• Автоматизация управления договорами сокращает время на их подготовку и согласование.
• Система отслеживает выполнение условий контрактов и своевременность поставок.
• Любые изменения в контрактах фиксируются и отражаются в базе.

Работа с поставщиками:

• Создается единый реестр с полной информацией 
• Методы оценки по различным критериям позволяют выбирать наиболее выгодных партнеров.
• Система обеспечивает эффективное совместное взаимодействие с контрагентами через электронный документооборот.

Анализ и отчетность:

• Предоставляется широкий спектр отчетов по закупкам, позволяющих анализировать эффективность закупочной деятельности.
• Софт позволяет выявлять отклонения от планов и принимать меры для их устранения.
• На основе данных можно оценивать эффективность сделок и принимать обоснованные управленческие решения.

Вывод: использование программы «1С:Управление холдингом» для организации корпоративных закупок является стратегически важным шагом для любой компании, стремящейся к повышению своей экономической эффективности.